Zasady funkcjonowania CEIDG regulują przepisy ustawy z dnia 6 marca 2018 roku o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy. 

Ustawa określa zasady podejmowania, wykonywania i zakończenia działalności gospodarczej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w tym prawa i obowiązki przedsiębiorców oraz zadania organów władzy publicznej w tym zakresie.

Zadania CEIDG:

• ewidencjonowanie przedsiębiorców będących osobami fizycznymi;
• udostępnianie informacji o przedsiębiorcach i innych podmiotach w zakresie wskazanym w ustawie;
• umożliwienie wglądu do danych bezpłatnie udostępnianych przez Centralną Informację Krajowego Rejestru Sądowego;
• umożliwienie ustalenia terminu i zakresu zmian wpisów w CEIDG oraz wprowadzającego je organu.

Dane podlegające wpisowi do CEIDG zgodnie z art. 2 ustawy o CEIDG:

1. data rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej;
2. numer identyfikacji podatkowej (NIP) oraz numer identyfikacyjny REGON spółki cywilnej, o ile przedsiębiorca zawarł umowę takiej spółki;
3. dane innego niż wymieniony w pkt 7, 8 i 11 przedstawiciela ustawowego, o ile są wymagane;
4. data zawieszenia i wznowienia wykonywania działalności gospodarczej;
5. data zaprzestania wykonywania działalności gospodarczej, o ile została zgłoszona we wniosku o wpis do CEIDG;
6. informacja o wykreśleniu przedsiębiorcy z CEIDG;
7. informacja o ograniczeniu lub utracie zdolności do czynności prawnych oraz o ustanowieniu kurateli lub opieki, obejmująca dane kuratora lub opiekuna;
8. informacja o ogłoszeniu upadłości, o zakończeniu lub umorzeniu postępowania upadłościowego oraz dane syndyka;
9. informacja o prawomocnym oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości z tego powodu, że majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania lub wystarcza jedynie na zaspokojenie tych kosztów;
10. informacja o prawomocnym uchyleniu lub wygaśnięciu układu zawartego w postępowaniu restrukturyzacyjnym, upadłościowym lub naprawczym;
11. informacja o otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego, o jego zakończeniu lub umorzeniu albo uprawomocnieniu się postanowienia o zatwierdzeniu układu w postępowaniu o zatwierdzenie układu oraz dane nadzorcy lub zarządcy;
12. informacja o przekształceniu przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną wykonującą we własnym imieniu działalność gospodarczą w jednoosobową spółkę kapitałową;
13. informacja o zakazie prowadzenia działalności gospodarczej;
14. informacja o zakazie wykonywania określonego zawodu, którego wykonywanie przez przedsiębiorcę podlega wpisowi do CEIDG;
15. informacja o zakazie prowadzenia działalności związanej z wychowaniem, leczeniem, edukacją małoletnich lub z opieką nad nimi;
16. informacja o istnieniu lub ustaniu małżeńskiej wspólności majątkowej, o ile została zgłoszona we wniosku o wpis do CEIDG;
17. data zgonu albo znalezienia zwłok przedsiębiorcy;
18. dane zarządcy sukcesyjnego, o ile zarządca sukcesyjny został powołany;
19. dane zarządcy sukcesyjnego powołanego na wypadek, gdyby zarządca sukcesyjny powołany w pierwszej kolejności zrezygnował z pełnienia tej funkcji albo nie mógł jej pełnić z powodu śmierci, ograniczenia lub utraty zdolności do czynności prawnych, odwołania go przez przedsiębiorcę albo uprawomocnienia się orzeczenia o zakazie, o którym mowa w art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw (Dz. U. z 2021 r. poz. 170);
20. informacja o ustanowieniu zarządu sukcesyjnego i dacie ustanowienia zarządu sukcesyjnego;
21. informacja o tym, że zarządca sukcesyjny przestał pełnić tę funkcję z powodu:
    1. śmierci,
    2. ograniczenia lub utraty zdolności do czynności prawnych,
    3. odwołania,
    4. rezygnacji,
    5. uprawomocnienia się orzeczenia o zakazie, o którym mowa w art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw - oraz dacie, z którą zarządca sukcesyjny przestał pełnić tę funkcję z powodów wskazanych w lit. a-c i e albo dacie złożenia przez zarządcę sukcesyjnego oświadczenia o rezygnacji, w przypadku wskazanym w lit. d;
22. informacja o powołaniu kolejnego zarządcy sukcesyjnego, w przypadkach, o których mowa w pkt 21 oraz o dacie powołania kolejnego zarządcy sukcesyjnego;
23. informacja o okresie, na jaki zarząd sukcesyjny został przedłużony przez sąd;
24. informacja o wygaśnięciu zarządu sukcesyjnego i dacie wygaśnięcia zarządu sukcesyjnego.

Dostępne formy złożenia wniosku o wpis do CEIDG:

1. jeżeli wniosek o wpis do CEIDG został złożony z wykorzystaniem formularza elektronicznego, system teleinformatyczny CEIDG przesyła na wskazany w nim adres poczty elektronicznej urzędowe poświadczenie odbioru, o którym mowa w art. 3 pkt 20 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne;
2. wniosek o wpis do CEIDG może być sporządzony w postaci papierowej z zachowaniem zakresu i układu danych określonych w formularzu elektronicznym, o którym mowa w art. 3 ust. 2, a następnie:
   • złożony w wybranym urzędzie gminy albo
   • wysłany przesyłką rejestrowaną w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2020 r. poz. 1041 i 2320) na adres wybranego urzędu gminy;
3. jeżeli wniosek o wpis do CEIDG jest składany w sposób, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, organ gminy potwierdza tożsamość składającego wniosek oraz, za pokwitowaniem, przyjęcie wniosku. W przypadku gdy przedsiębiorca nie posiada numeru PESEL okazuje on upoważnionemu pracownikowi urzędu gminy paszport albo inny dokument potwierdzający jego tożsamość i obywatelstwo;
4. organ gminy przekształca wniosek, o którym mowa w ust. 2, na postać dokumentu elektronicznego, opatruje go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, albo podpisuje w inny sposób akceptowany przez system CEIDG, umożliwiający jednoznaczną identyfikację osoby przesyłającej wniosek, czas jego przesyłania oraz zapewniający integralność danych zawartych we wniosku, i przesyła do CEIDG nie później niż w dniu roboczym następującym po dniu jego otrzymania;

Wnioskiem niepoprawnym jest wniosek:

1. niezawierający danych podlegających wpisowi zgodnie z art. 5 lub
2. zawierający dane podlegające wpisowi zgodnie z art. 5, niezgodne z przepisami prawa, lub
3. dotyczący działalności nieobjętej przepisami ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców, lub
4. złożony przez osobę, wobec której prawomocnie orzeczono zakaz prowadzenia wszelkiej działalności gospodarczej, lub
5. dotyczący osoby już wpisanej do CEIDG, lub
6. wraz z którym nie złożono oświadczeń, o których mowa w art. 7, lub
7. niepodpisany, lub
8. złożony przez osobę nieuprawnioną, w tym osobę zagraniczną w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, która nie posiada prawa wykonywania działalności gospodarczej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie przepisów odrębnych.

Wniosek o wpis do CEIDG jest wolny od opłat.

Dostęp do danych CEIDG:

1. Dane i informacje udostępniane przez CEIDG są jawne. Każdy ma prawo dostępu do danych i informacji udostępnianych przez CEIDG.
2. Dane i informacje, o których mowa w art. 37 ust. 1 (z wyjątkiem numeru PESEL, daty urodzenia oraz adresu zamieszkania, o ile nie jest on taki sam jak miejsce wykonywania działalności gospodarczej) i 2, udostępniane są na stronie internetowej CEIDG.
3. Zaświadczenia o wpisie w CEIDG dotyczące przedsiębiorców będących osobami fizycznymi w zakresie jawnych danych, o których mowa w art.. 25 ust. 1, mają formę dokumentu elektronicznego albo wydruku ze strony internetowej CEIDG.
4. Organy administracji publicznej nie mogą domagać się od przedsiębiorców okazywania, przekazywania lub załączenia do wniosków zaświadczeń o wpisie w CEIDG.

Wniosek CEIDG-1 wraz z załącznikami oraz instrukcją wypełniania znajduje się na stronie internetowej https://www.biznes.gov.pl/ceidg w zakładce "FORMULARZE I INSTRUKCJE".